澳门博狗集团:数字认证电子合同助力玛氏中国HR数字化升级

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2019年11月11日,玛氏中国正式上线人资电子合同平台,将人资业务中涉及的各类合同、协议、证明等,由传统的纸质版本线下签,转变为电子合同线上签。这是继招聘智能机器人、AI面试、入职 微信 小程序之后,澳门博狗集团:玛氏中国人事共享服务中心引入的又一项创新型人力资源数字化应用。

玛氏中国人资电子合同项目组

电子合同的应用是大势所趋

在玛氏中国,人事共享服务中心被命名为MyP&O(People & Organization)。这个团队不仅为中国、澳大利亚、新西兰三大区域提供日常的人力资源一站式服务,还承担着玛氏中国人力资源数字化转型与运营的任务,以及为玛氏全球人力资源共享服务开拓、测试创新项目的重要职责。

肩负重任,玛氏中国MyP&O团队始终以积极的态度拥抱技术创新,驱动人力资源高效转型。在MyP&O总监杨昕亮看来,当数字化工具的服务范围不断扩展,合同的签署与管理不应成为人力资源数字化升级的瓶颈与障碍。电子合同的应用是大势所趋,只是需要一个契机撬动:

在2018年的一次业务合并中,玛氏中国旗下几千位同事的合同需要重新签署。按照传统的做法,所有合同都需要MyP&O团队逐份准备、邮递、签收、核查、盖章与归档,不但耗费了大量的人、财、物,而且效率低,合同丢失、损毁的风险也很高。

正是这个“略显痛苦”的项目,促成了玛氏中国引进人力资源电子合同平台的决心。

消除文化差异,获取总部支持

对于全球化公司的中国团队而言,如何将本地化的业务创新与Global总部的体系框架进行融合,是他们普遍面临的难题。

具体到玛氏中国的人力资源电子合同项目,由于 商业 环境与文化的差异,国内外对合同的一些基本概念都存在完全不同的认知,这使得“沟通”成为项目初期的关键问题。比如“盖章”,国外没有“公章”的概念,合同仅需签名即可,因此玛氏总部一直无法理解“合同需要盖章”这个动作;又比如“电子合同”,在一些国家,这基本就是“电子版合同”、“合同电子化”的同义词,但根据中国的法律要求,如果需要使电子合同具备与纸质合同同样的法律效力,必须引入身份认证、电子签名等一系列要求甚高的信息安全技术。

为了让总部理解中国的合同,以及引入电子合同的必要性,玛氏中国MyP&O团队邀请总部负责人来中国实地考察,通过网上购物、扫码支付等生活化场景,亲身感知中国市场浓厚的数字化氛围,同时近距离地体验一份纸质合同繁琐且冗长的签署流程。

玛氏总部团队来中国考察

与此前长达数月的沟通与汇报相比,这种浸入式的体验更为直接与有效。玛氏总部切实意识到:中国快速发展的数字化商业环境需要颠覆传统的合同签署方式,并最终对人力资源电子合同平台投出了赞成票。

严守合法安全“生命线”

劳动合同关系着劳资双方的权利与义务,经常成为劳资纠纷的核心争议问题。一项行业调研数据显示,超过80%的企业人力资源管理者对人资电子合同的合法合规性最为关注,成为影响企业部署电子合同的最大担忧。

“我们看到电子合同已经在许多领域得到了应用,相信这是一个正确的方向。我们要积极乐观地去尝试新鲜事物,但对于这个项目而言,合法合规是始终摆在首位的。”据MyP&O服务与运营高级经理冯俊杰介绍,为了消除公司内部对于电子合同合法性的疑虑,MyP&O团队邀请法务同事在可行性研究阶段就深度参与进来,通过多场行业法律研讨与实地考察,论证了电子合同的合法合规性。除此之外,合同签署方式的改变,使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改;实体公章变为电子公章之后,也需要制定全新的印章管控与使用指引。这些工作都需要在法务部门的支持与配合下推进。

在杨昕亮看来,人力资源电子合同平台是需要各部门通力合作的一个项目。除了得到法务部门的认可之外,将合同放到线上签署与管理,数据安全也是必须严守的底线。

遵循玛氏严密的安全体系与流程,Global总部的IT团队评估了电子合同平台系统架构的安全性,Security团队则对整体证据链及数据保密性的设计方案进行了严格的审查。玛氏中国的IT团队对项目建设全程进行把控,确保在数据采集、传输、存储等各环节,避免出现安全疏漏。

同时,按照《网络安全法》的要求,在我国境内收集和产生的个人信息和重要数据,应在境内存储。为了满足这一法律要求,配合玛氏与微软合作项目“中国云”的上线,玛氏中国将电子合同平台的数据放在了这朵“中国云”上,让数据存储在国内。

人力资源电子合同也因此成为玛氏“中国云”上的第一个项目。

重视供应商的服务能力

在甄选电子合同平台供应商的过程中,玛氏中国MyP&O团队联合法务、IT、财务、业务等多个部门,针对供应商的资质、技术水平、服务延续性等方面进行评估,最终一致决定由北京数字认证股份有限公司(简称:数字认证)作为服务供应商。

这家成立于2001年的公司不仅拥有超3000家大型企业项目的成功实践经验,且为多家500强企业提供个性化的电子签名及电子合同服务,在专业资质与安全性、合规性方面有充分保证;与许多由资本驱动的供应商相比,其本身独立于资本浪潮外,在后续服务的延续性和稳定性方面也具有更大优势。电子合同的应用,需要嵌入公司原有的业务流程和系统环境。玛氏分布在全球各区域的公司使用统一的业务系统。同时,玛氏中国基于全球系统,在招聘、入职阶段引入了具有中国特色的微信小程序。因此,电子合同平台需要上承玛氏的全球业务系统,下接本地的数字化应用,实现上下游数据的互联互通。经过深入交流与细致了解,数字认证公司的工程师们与玛氏中国的IT团队共同制定了一套适合玛氏中国的对接方案,这也为后期平台的稳定运营、良好的用户体验打下了稳固基础。

“我们既希望供应商能提供已有的成功案例经验,也需要他们能根据我们的实际情况,提供量体裁衣式的、顾问式的落地建议。”冯俊杰认为,这也是选择供应商时非常重要的一个标准。

实现个体与组织的共赢

人力资源领域任何一种新应用的引入,都应追求全员共享、全员受惠。

为了让电子合同更好用、更易用,在最初的流程设计中,玛氏中国MyP&O团队就将同事的使用感受作为重要的考量因素,通过专项研讨,从用户体验的角度来重新定义平台和前端。最终呈现的效果是:简洁流畅的引导式流程设计、清晰易懂的指引与提示语,最大程度地降低了同事的学习成本,使得他们在第一次使用时便能顺利完成签署流程。

此外,在平台上线之前,玛氏中国MyP&O团队就开始有计划地利用各种机会与场合,向同事介绍电子合同的相关知识,解疑答惑,使同事对电子合同这一新鲜事物有所感知和认识,为平台上线后的顺利推广营造了积极的氛围。

从MyP&O的命名来看,这是一个希望帮助个体和组织共同成长、实现共赢的团队。人资电子合同上线仅一月有余时,这种个体与组织的“共赢效应”已得到体现:不但同事的签署体验得到了极大的提升,组织的各个业务运营单元都能够将精力聚焦于核心业务的发展上,对于玛氏中国MyP&O团队而言更是如此:从事务性的工作中“释放”出来之后,他们能把更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。

据冯俊杰介绍,目前正值年底合同续签的高峰期,过去,合同新签或续签需要2-3周才能签回归档,现在头三天的归档率已达到94%,一周后归档率可达到97%。“这是一个非常激励人心的成果。”杨昕亮认为:“人力资源电子合同是一个标志性的产品,它的成功应用不但让我们坚信已经走在了正确的道路上,也为公司其他部门使用电子文档、电子合同树立了标杆,更坚定了玛氏中国数字化革新的信心。”

新同事劳动合同电子签

对于玛氏这家全球化企业而言,电子合同的引入实属开创先河。由于收效显著,不但Global总部的态度从一开始的不理解转变为高度赞许,其他区域也纷纷前来“取经”。他们认为,玛氏中国MyP&O团队在这个项目中采用的跨部门联合评估、定义用户体验等方法与模式,都非常具有借鉴价值。

承担着引领人力资源数字化转型任务的玛氏中国 MyP&O 团队,再一次用实际行动证明了来自中国的创新速度与创新智慧。

【数字认证】

领先的网络信任与数字安全服务提供商(股票代码:300579),电子认证/电子签名/电子合同领域的市场领导者,应用覆盖政务、卫生、 金融 、大型企业、电信、航空、公路交通等多个行业,为逾五百万企业用户和数亿个人用户提供具有法律效力的无纸化交付服务。

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